Top 5 Tipps für die Nutzung von SaaS-Lösungen

Sie sind aus unserem Arbeitsalltag schon lange nicht mehr wegzudenken. Und schauen wir uns die Plattformen zur Freizeit-Gestaltung an, nutzen auch diese Mechanismen von Software as a Service (SaaS-)Anbietern. Das Geschäftsmodell ist hoch attraktiv und ein Favorit bei Investoren. Aber wie findet man passende Lösungen – und welche Fallen gibt es?

Welcher Service darf’s denn sein?

Software as a Service (SaaS)

Der Anbieter stellt alle benötigten Funktionen auf seiner Cloud-Infrastruktur zur Verfügung. Nutzer müssen sich nur noch anmelden, bezahlen und können loslegen.

Platform as a Service (PaaS)

YouTube ist wohl der bekannteste Vertreter aus diesem Bereich, auch wenn das Pricing Modell von anderen abweicht. Der Nutzer bekommt einen technischen Rahmen, muss als Creator aber selbst Zeit und Geld in die Produktion der Inhalte investieren, um den Nutzen aus der Plattform zu ziehen.

Infrastructure as a Service (IaaS)

Hier eine klare Grenze zu ziehen, ist oft schwierig. Meist gehen SaaS, PaaS und IaaS fließend ineinander über bzw. Lösungen aus allen Bereichen sind miteinander verknüpft, um die gewünschten digitalen Prozesse zu ermöglichen. Streng genommen, bieten IaaS Lösungen nur die reine Cloud-Infrastruktur an, sodass diese nicht mehr beim iegenen Unternehmen liegt.

xyz as a Service

Basierend auf der Logik von SaaS-Geschäftsmodellen, sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Der Einsatz von neuen Technologien wie Augmented Reality, Virtual Reality oder Quantum-Computing wird von Entwicklern automatisch als Service mitgedacht.

Der Einfachheit halber, werde ich im Text nicht noch einmal auf alle Einzelheiten eingehen, sondern stets von SaaS sprechen.

1.Die Abo-Falle

Wer schon einmal eine Fitness-Studio-Mitgliedschaft bezahlt hat ohne wirklich regelmäßig hin zu gehen, versteht auch die monetäre Grundüberlegung von SaaS. Die Kunden-Beziehung startet häufig mit einer kostenlosen Testphase (Freemium), dann kommt der Hinweis auf eine Rabatt-Aktion, danach gibt es das zusätzliche Sonderangebot bei jährlicher statt monatlicher Vorauszahlung und wer die Kündigung vergisst oder den entsprechenden Button nicht findet, der zahlt spätestens ab dem 2. oder 3. Jahr den vollen Preis – vielleicht für immer.

Pro Tipp: Anmelden und gleich wieder abmelden. Testphasen gehen normalerweise 14 oder 30 Tage und geben die Möglichkeit, die Software ausgiebig zu testen. Viele Anbieter verlängern den kostenlosen Testzeitraum auf Nachfrage.

2. Upselling

SaaS-Tarife sind häufig so gestaltet, dass vor allem die günstigeren Pakete nie so wirklich zu den Arbeitsprozessen des Kunden passen. Die attraktivste Lösung ist eigentlich immer das größte – und teuerste – Paket, auch wenn einige Funktionen dann nicht genutzt werden. Dahinter steckt natürlich die Idee, den Kunden über kurz oder lang in den teureren Tarif zu bekommen.

Pro Tipp: Vor dem Klick auf das Angebot für den nächst umfangreicheren – und teureren – Tarif, zumindest kurz eine Bedarfsanalyse durchdenken. Und wenn ein Paket gar nicht passt, auch ruhig nach einem Downgrade und einer entsprechenden Erstattung fragen.

3. Daten

…sind nicht nur das Öl der digitalen Welt. Sie taugen auch als Geisel, um Kunden zu halten. Wer Geschäfts- oder Kundendaten in ein SaaS-Tool lädt, sollte erstens vorher den Anbieter prüfen (mehr dazu am Ende des Beitrags) und sich zweitens bewusst sein, dass der Zeitaufwand beim Einpflegen auch ein Argument dafür ist, einem Anbieter treu zu bleiben.

Das ist einer der Gründe, warum Amazon als Online-Plattform bei weitem nicht so wertvoll ist wie der eigene Cloud-Anbieter Amazon Web Services!*

Pro Tipp: Niemals! sofort mit allen Daten in eine neue Lösung umziehen.

*Handelsblatt-Artikel aus 2017, der das Prinzip aber gut erklärt: hier

4. Funktionen & Schnittstellen

Der Einsatz neuer Software ist gerade für etablierte Unternehmen eine Herausforderung. Während Startups quasi mit einer leeren Datenbasis starten, haben KMU und Konzerne schon jahrelang fleißig Datensätze und IT Projekte angesammelt. Ein ganzes Orchester an Anwendungen möchte organisiert werden. Da heißt es: Schnittstellen genauer anschauen!

Passen alte Systeme und neue Software-Lösung überhaupt zusammen? Können alle notwendigen Daten sicher und reibungslos ausgetauscht werden? Benötigt es irgendwo vielleicht manueller Eingaben und macht die neue Lösung dann überhaupt noch Sinn?

Pro Tipp: Im Testbetrieb schon einmal alle relevanten Funktionen & Schnittstellen durchtesten.

5. Die Customization-Falle

Kleinere Unternehmen müssen sich oft alleine schon aus Budget-gründen mit den Standard-Funktionen eines Software-Produkts begnügen. Größere Mittelständler und Konzerne neigen dagegen dazu, eine halbwegs passende Lösung so lange zurecht zu rücken, bis sie passt. Das ist nicht unbedingt der beste Weg, um gute Software zu bekommen. Aber sicherlich ein guter Weg, um sich ein langwieriges und teures IT Projekt ins Haus zu holen.

Denn zu jeder (!) Software-Lösung gibt es auch die passenden Berater, die sich darauf spezialisiert haben, genau dieses Produkt bei Unternehmen unter und zum Einsatz zu bringen.

Der wohl häufigste Denkfehler af Entscheider-Ebene liegt dabei darin, nur einmal zu Beginn Projekt-Budget für die Individualisierung einer bestehenden Software-Lösung einzuplanen. Wer es richtig machen – und die realen Kosten vergleichen will – muss auch an die tägliche Administration sowie regelmäßige Updates denken.

Der einfachste – und häufig auch sicherste – Weg: Finger weg von Customization!

Pro Tipp: Auch Software mit bekanntem Logo passt nicht in jede Branche. Häufig kennen Wettbewerber und Geschäftspartner aber gute Software-Lösungen. Einfach mal nachfragen.

Bald online: CyXperts

Wir wissen, wie schwierig es ist gute Dienstleister und Software-Anbieter zu finden, die Wert auf Datenschutz und IT Sicherheit legen – oder spezifische Services in diesen Bereichen anbieten.

Deshalb arbeiten wir gerade an einer Datenbank, in der wir Ihnen vorausgewählte mögliche Geschäftspartner vorstellen.

Die ersten virtuellen Kaffeerunden mit Partnern aus dem Bereich New Work finden am 25.11.2021 (auf Englisch) und 26.11.2021 (auf Deutsch) statt. Melden Sie sich hier für unseren Newsletter an und erhalten Sie die Meeting-Links.

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