Wie setzt man spontan ein Home Office auf?

Rund um das Home Office gibt es in Deutschland zahlreiche Hürden. Klar, sind da viele Firmen, die Vorreiter in diesem Bereich sind, Schlagworte: Vertrauensarbeitszeit und Vertrauensarbeitsort. Aber in der Realität können oder wollen die meisten Unternehmen ihren Mitarbeitern noch keine „ordentliche“ Heimarbeit ermöglichen.

Mit ordentlich meine ich vor allem den technischen Rahmen, um wirklich innerhalb der IT Infrastruktur des Unternehmens zu arbeiten. Ich meine nicht die E-Mails mit Firmen- und Kundendaten, die man sich auf die private Mail-Adresse schickt, um dann Dateien auch noch auf dem privaten Rechner abzulegen, zu bearbeiten und ans Arbeits-Postfach zurück zu schicken. Das ist zwar gängige Praxis, aus Datenschutz- und IT Sicherheits-Perspektive aber ein Graus.

Auch der Raum, in dem gearbeitet werden soll, ist nicht ohne. Eigentlich müsste es ja – aus Vertraulichkeits- und steuerrechtlicher Perspektive – ein eigener abgeschlossener Raum sein, der für andere Mitbewohner in der Wohnung nicht benötigt wird. Bei den meisten ist es aber wohl eher der Küchentisch. Und da stellt sich dann auch die Frage, ob Sitzgelegenheit und Beleuchtung denn für ein gesundes dauerhaftes Arbeiten tauglich sind – im Sinne des deutschen Arbeitsschutzes.

Bei Mitarbeitern, deren Unternehmen das Thema Home Office bereits professionell implementiert haben, kommt tatsächlich jemand vorbei, richtet die Technik ein und prüft den Arbeitsort. Bei den meisten kommt wohl niemand. Daher ist es umso wichtiger, bei der – vielleicht auch aus Ansteckungs-Gefahr spontanen – Einrichtung eines Home Office ein paar Dinge zu beachten:

Devices

In jeder Familie gibt es Familien-Geräte. Laptops, Tablets und Smartphones, die eigentlich jeder benutzt und wo auch – falls vorhanden – jeder das Passwort kennt. Diese Geräte sind vielleicht nicht unbedingt die besten, um damit im Home Office zu arbeiten.

Stellt der Arbeitgeber (so schnell) keine entsprechende technische Ausstattung zur Verfügung, sollte der Mitarbeiter zumindest darauf achten, dass der Zugriff durch Dritte auf die Arbeitsgeräte ausgeschlossen ist. Ein spontaner Viren-Check und eine Runde Festplatten-Frühjahrsputz, bevor es mit der Arbeit losgeht, ist auch immer empfehlenswert.

Accounts & Datenverarbeitung

Neben den Geräten stellt sich auf die Frage, wie und auf welche Accounts der Mitarbeiter von Zuhause zugreifen kann. Wer als Unternehmen bereits den Umzug in die Cloud gewagt hat, hat jetzt einen klaren Vorteil. Der dauerhafte Zugriff auf On-premise Server gestaltet sich in der Praxis manchmal schwierig – auch, weil High Speed Internet noch nicht überall verbreitet ist.

Es lohnt sich also ein Telefonat mit der IT Abteilung und die Einholung des schriftlichen „Segens“ eines Vorgesetzten, um den digitalen Arbeitsbereich einmal klar abzustecken.

Kommunikation

„Aus den Augen, aus dem Sinn.“ Es ist zwar traurig, aber in vielen Büros Arbeitsalltag. Umso wichtiger für Heimarbeiter, hin und wieder mal fachlich auf dich aufmerksam zu machen bzw. sich mit den anderen (Heim-)Arbeitern auszutauschen. Damit meine ich keine Daddelei in Whatsapp oder Slack, sondern klare, strukturierte Updates über den Arbeitsfortschritt, sodass Kollegen im Bilde sind und anknüpfen können.

Arbeitszeit-Tracking

Neben den technischen und inhaltlichen Aspekten der Home Office Zeiten, sollte auch klar sein, dass es sich um vollwertige Arbeit handelt. Und wie diese Stunden entsprechend zu dokumentieren sind. Lässt sich als Punkt in den „Segen“ des Vorgesetzten mit aufnehmen.

CYA

Keine neue C-Level Position, sondern die Abkürzung für „Cover your Ass“ – oder: stelle sicher, dass keine Missverständnisse zwischen dir und deinem Arbeitgeber entstehen, die für ihn teuer werden können und dich damit potentiell den Job kosten.

Kommunikation aus dem Home Office heraus (und in die Home Offices der Mitarbeiter hinein) ist in dem Sinne nicht nur wichtig, um den Laden am Laufen zu halten. Auch Backoffice-Prozesse können einem ganz schnell um die Ohren fliegen, wenn zu viel kommunikativer Abstand entsteht.

Bei Fragen, vor allem zu den Datenschutz- und IT Sicherheits-Themen, stehen wir als cdt digital GmbH gerne zur Verfügung. Auch virtuell aus dem Home Office. 😉