Digitale HR- & Feedback-Prozesse statt Jahresend-Review-Frust

Komplizierte Reporting-Prozesse, Excel Spreadsheets, ellenlange Feedback-Fragebögen… Manager und Berater haben sich in den letzten Jahrzehnten so einiges ausgedacht, um die Performance von Mitarbeitern zu messen. Mittlerweile wird aber auch die Rückmeldung von unten nach oben immer mehr ernst genommen. Eine neue agile Art zu arbeiten erfordert schnelleres Feedback. Aus ihren gesammelten Erfahrungen als HR Managerin hat Nora Heer eine Geschäftsidee entwickelt. loopline will das HR Management und vor allem den meist vorbelasteten Feedback-Prozess endlich angenehm gestalten.

Feedback
Bild: MK-Photo, Fotolia

Aus welcher Erfahrung heraus ist die grundlegende Idee für Loopline entstanden?

Die Idee ist auf Basis der Herausforderungen entstanden, mit denen ich es während meiner Zeit als Personalleiterin bei Project A Ventures zu tun hatte. Problematisch war vor allem, dass viele Prozesse noch papierbasiert abliefen. Das hat uns unglaublich eingeschränkt, insbesondere dabei, unsere Mitarbeiter so effizient wie möglich zu motivieren und an das Unternehmen zu binden. Alle Zeichen deuten darauf hin, wie wichtig Feedback ist, und dennoch bringen die alten Vorgehensweisen unnötige Schwierigkeiten mit sich. Wenn man Feedback strategisch angeht, adressiert man damit einen zentralen Wirtschaftlichkeitsfaktor und erzielt so messbare Vorteile. Ich habe auf dem Markt nach Lösungen gesucht, die zu unseren Anforderungen passen, doch als ich keine finden konnte, haben wir loopline ins Leben gerufen.

Wie hoch ist die Akzeptanz und was schätzen Mitarbeiter im Unterschied zu bisherigen Feedbackprozessen?

Der Feedback-Prozess ist nicht gerade etwas, worauf sich Leute freuen. Das gilt für Manager und Mitarbeiter gleichermaßen. Ich glaube ehrlich gesagt, dass sich dies auf die alten Prozesse der Leistungsbeurteilung zurückführen lässt, die einmal im Jahr anstanden, jeden überforderten und deren Ergebnis nicht mal eine faire Evaluation war. Bei diesen Prozessen werden Erfolge leicht übersehen und geringe Motivation sowie Unzufriedenheit werden nicht rechtzeitig erkannt um noch etwas dagegen tun zu können. Genau an dieser Stelle setzt loopline an. Ich denke, dass wir Feedback zu etwas verwandeln, worauf sich Leute freuen, da wir es einfach und handhabbar machen. Häufigkeit und Konsistenz des Feedbacks sind der Schlüssel dabei, da man auf diese Weise spezifische Beispiele sammelt, die die Qualität des Feedbacks und der Gespräche erhöht. Mitarbeiter schätzen es in den Feedback-Prozess involviert zu werden und so auch die Möglichkeit zu haben, ihre eigene Meinung auszudrücken.

Gibt es generell einen Kulturwandel in Sachen Feedback in Unternehmen, oder versucht man „nur“, es der Generation Y und der folgenden Generation Z recht zu machen?

Ich glaube, dass man diese beiden Entwicklungen nicht unabhängig voneinander betrachten sollte. Der Kulturwandel (auch bezüglich Feedback, aber nicht nur) hat sehr viel mit der Generation Y zu tun, aber ich fände es irreführend zu sagen, dass wir das nur tun um diese Personen zu beschwichtigen. Es findet eine Veränderung in der Kultur der Unternehmen statt, weil diese immer mehr aus der Generation Y bestehen. Aktuell machen Sie mehr als 30% aller Arbeitnehmer aus, bis 2020 wird sich dieser Anteil auf 50% erhöhen. Um die Top-Talente der Generation Y im Unternehmen zu halten, muss man viel mehr in ihre Entwicklung investieren. Typisch ist, dass sie ständig nach Feedback von ihren Vorgesetzten fragen. Das ist eine natürliche und – wie ich finde – positive Entwicklung. Menschen suchen eine Verbindung zwischen ihrer persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung und erwarten daher vielmehr geführt als gemanaged zu werden. Um die Talente halten zu können, muss also das Bewusstsein dafür geschaffen werden und sich die Organisationen entsprechend verändern. Daraus entsteht das Potential Höchstleistungen zu erreichen, wenn man diese Entwicklung strategisch steuert.

Was kommt auf HR-Mitarbeiter und Führungskräfte zu, wenn sie mit loopline arbeiten? Wie lange dauert die Einarbeitungs-Phase?

Für Führungskräfte und die HR Abteilung liegt der Hauptunterschied im wesentlich geringeren administrativen Aufwand und in erhöhter Effizienz des Feedbackprozesses. Ein weiterer Nutzen ist, dass loopline verwendbare Daten erfasst, mit denen die Personalabteilung sich als stäker zahlengetriebene Abteilung innerhalb des Unternehmens etablieren kann. Die Einführungsphase ist kurz. Auf technischer Seite ist loopline sofort startklar. Unser Produkt ist intuitiv und macht Spaß. Für uns war es höchste Priorität, dass unsere Lösung unkompliziert und einfach zu bedienen ist und einen nahtlosen Übergang zum neuen Feedbackprozess ermöglicht. loopline zu benutzen, besteht zu einem Teil darin, sich täglich kurze Notizen zu machen, sodass man sich nicht durch Notizzettel wühlen muss und nicht versuchen muss, sich an Details zur Leistung im vergangenen Jahr zu erinnern, wenn das Feedbackgespräch ansteht. Unser Ziel ist es die Anwender durch die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Feedbacks zu führen und so die normalen Hürden, die beim traditionellen Feedbackprozess entstehen, zu eliminieren. Regelmäßiges Feedback ist umsetzbares Feedback.

Welcher Aufwand entsteht auf Unternehmens-Seite, um bisherige Systeme durch loopline zu ersetzen? Können bestehende Dokumentationen ins System eingepflegt werden?

Als cloud-basierte Lösung unterstützt loopline die meisten auf dem Markt gängigen Systemintegrationen. Einzigartig an loopline ist jedoch, dass die Migration der Daten aus anderen Systemen absolut problemlos funktioniert. Wir haben ein tolles Kundenservice-Team deren Hauptverantwortung es ist, dass die Implementierung von loopline bei unseren Kunden reibungslos abläuft.

Welches Argument spricht für digitale Tools im HR-Management?

Vorausschauendes Management heißt nicht nur, den größten Nutzen aus der Generation Y zu ziehen, sondern auch die Herausforderungen der fortschreitenden Digitalisierung zu meistern. Die Digitalisierung betrifft jeden Bereich unseres Lebens – es wäre naiv zu glauben, dass die Arbeit da eine Ausnahme darstellt. Wenn sich eine Organisation richtig vorbereitet, können höhere Leistung, Motivation und besser entwickelte Talente erwartet werden. Allerdings besteht auch ein großes Risiko, wenn wir nicht anfangen mit neuen Methoden unsere Mitarbeiter in den Feedbackprozess zu involvieren, sie zu motivieren und beim Wachstum zu unterstützen. Wir können es uns nicht mehr Leisten, Personalthemen als „weiche“ Themen abzulehnen. Wir müssen sie vielmehr als zentrale Notwendigkeiten akzeptieren und priorisiert. Digitale Lösungen machen es einfacher eine Organisation zukunftsorientiert auszurichten und eine führungsgetriebene Kultur zu etablieren. Wir sehen, dass sich Feedback auszahlt. Wir möchten Organisationen darin unterstützen bessere Prozesse zu implementieren.

Nora, vielen Dank für das Interview und weiterhin viel Erfolg!

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