Scan Apps: Belege sichern, Texte erkennen, Fotos digitalisieren?

Sie kennen das Problem sicher auch: Sie müssen mal eben diesen einen Beleg einscannen, sind gerade unterwegs und haben keinen Scanner in der Nähe. Was also machen? Klar, Smartphone raus und ein Foto machen. Je nach Lichtverhältnissen und unruhiger Hand eine wackelige Angelegenheit. Abhilfe versprechen da einige Scan-Apps, die damit werben, das Foto noch einmal zu optimieren, Texte zu erkennen und so die weitere Bearbeitung zu vereinfachen. Diese haben allerdings noch einige Mängel, wie dieser Computer Bild Artikel und auch mein eigener Test unten zeigen. Leider häufig bedingt durch nicht ausreichend entwickelte Software – und den Nutzer.

Problem Nr. 1: Die Smartphone-Kamera muss ruhig und in einem passenden Abstand gehalten werden, sonst wird die Aufnahme verwackelt – da kann auch die App nicht weiterhelfen.

Sollten die Apps weiter verfeinert werden, könnte das in Zukunft vor allem bei Reisekosten-Abrechnungen und Steuer-Erklärungen helfen. Während so manche Finanz-Abteilung in großen Unternehmen sich mittlerweile mit ordentlichen Scans zufrieden gibt, ist die Situation bei den Finanzämtern weitestgehend ungeklärt. Zwar kann die Steuer-Erklärung digital und ohne Belege eingereicht werden, trotzdem gilt noch die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Ob man dieser auch nachkommt, wenn man seine Belege alle ordentlich einscannt und die Originale vernichtet? Ich habe einmal für Sie beim Bundesfinanzministerium nachgefragt. Bisher leider, ohne eine Antwort zu erhalten. Sobald diese eintrudelt, lesen Sie das natürlich hier!

Auch praktisch ist die Idee, Visitenkarten mit Hilfe der Apps zu digitalisieren. Hier ist zwar die Verwackelungsgefahr nicht so hoch, da das Format recht übersichtlich ist. Auch kommt die Texterkennung oft weiter als bei einem Fließtext. Was aber sowohl bei Apps, als auch bei entsprechenden Scannern ärgerlich ist – sie können Texte nicht logisch ergänzen. Gerade US-Amerikaner neigen dazu, die Vorwahl +1 nicht auf ihre Visitenkarten zu schreiben. In Deutschland wird häufig zu der Vorwahl +49 noch gleichzeitig die (0) angegeben. Möchte man die Daten der Visitenkarte über App oder Scanner direkt dem Telefonbuch hinzufügen, bereitet das Probleme. Ein Anwählen der Nummer ist in beiden Fällen unmöglich. Auch hier ist also eine manuelle Nachbearbeitung notwendig. Grundsätzlich habe ich die Erfahrung gemacht, dass Texterkennung am Computer zumindest besser funktioniert als per App. Den Text unbearbeitet weiterzuleiten, kann ich aber in keinem Fall empfehlen!

Problem Nr. 2: Texterkennungs-Systeme haben nicht nur Probleme mit Absätzen und dem Wiedergeben eines Layouts im Allgemeinen. Auch können Informationen oft nicht richtig wiedergeben und ebenso nicht vervollständigt werden.

Ob sich Apps eignen, um alte Fotos zu digitalisieren? In diesem Chip Artikel dreht sich alles um stationäre Scanner. Aber theoretisch müsste sich das ein oder andere Foto auch mit dem Smartphone digitalisieren lassen. Beachten Sie dabei den Hintergrund. Hier lohnt sich bei Bildern ein schwarzer Karton – so entsteht ein Kontrast zum Bild selber. Wenn es schwarze Flächen am Rand hat, nutzen Sie weiß bzw. immer eine Kontrast-Farbe. So können Sie den Rand später am Bildschirm gut erkennen und entsprechend schneiden.

Problem Nr. 3: Um Fotos optimal digitalisieren und bearbeiten zu können, ist eine hohe Auflösung besonders wichtig. Wer ein neueres Smartphone besitzt, kann sich daran versuchen. Beachten Sie aber auch Problem Nr. 1!

2016-05-25 10.32.29

Doch wofür eignen sich die Scan Apps wirklich? Ich habe ein paar kostenlose (Android) Apps für Sie getestet, jeweils mit Hilfe eines Kassenzettels und eines Fotos. Hier mein Ranking:

1. Cam Scanner, Intsig Information Co., Ltd (auch als kostenpflichtige Version verfügbar)

Nach einer kurzen Slideshow zur Funktionsweise, gibt mir die App die Möglichkeit mich anzumelden, zu registrieren oder gleich zu scannen. Ich entscheide mich natürlich für die letztere Option. In der Weiterbearbeitung legt die App den entsprechenden Rahmen fest und sortiert den Hintergrund aus. Die Aufnahme wird zugeschnitten und optimiert. Nun bin ich gespannt auf die Texterkennung. Die App markiert den gesamten Text in gelb. Das Text von Zettel unterscheiden funktioniert schon einmal. Das Ergebnis ist aber Buchstaben-Salat. Fazit: Optisch gut gemachte App, für Scans okay. Texterkennung bitte nicht benutzen.

2. Fast Scanner, Cool Mobile Solution (auch als kostenpflichtige Version erhältlich) + 3. Tiny Scanner, Appxy (auch als kostenpflichtige Version verfügbar)

Der Auswahl-Rahmen nach dem Scan ist bei beiden Apps ein wenig verschoben und bedarf einer manuellen Nachbearbeitung. Anschließend kann der Scan in verschiedenen Graustufen gespeichert werden. Diesen kann sich der Nutzer selber per E-Mail als PDF schicken. Fazit: Nützliche Apps für Zwischendurch. Legen Sie Wert auf Genauigkeit, kommen Sie um eine manuelle Verschiebung des festgelegten Rahmens in der Nachbearbeitung nicht drum herum. Daher nichts für große Original-Stapel.

4. Mobile Doc Scanner, Stoik Soft (auch als kostenpflichtige Version verfügbar)

Direkt auf der Startseite wird der Nutzer freundlich darauf hingewiesen, dass es auch eine kostenpflichtige Vollversion gibt. Die Scan-Funktion nutzt genau wie alle anderen die Geräte-Kamera, hat aber vorsorglich schon einmal den Zoom eingeschaltet. Der Scan sieht okay aus. Der Rahmen passt auch. Neugierig macht mich die Funktion „Unterschrift einfügen“, die aber ohne die Installation einer zusätzlichen Anwendung nicht funktioniert. Fazit: Brauchbare Scan-App, auch in der kostenfreien Version.

5. Genius Scan, The Grizzly Labs (auch als kostenpflichtige Version verfügbar)

Ich habe noch nicht herausgefunden warum, jedenfalls fehlen auf 2 von 3 Scans Teile meiner Aufnahme. Schafft man es, mit der App ein komplettes Bild aufzunehmen, kann man den Auswahlrand recht flexibel anpassen. Danach lässt sich das Ergebnis noch nach rechts oder links drehen und als PDF oder JPEG auf dem Handy speichern. Mit der zusätzlichen Genius Fax App soll man den Scan auch faxen können. Fazit: Gut gemachte App. Aber auch hier ist eine manuelle Bearbeitung notwendig.

6. Turbo Scan Free, Piksoft Inc. (auch als kostenpflichtige Version verfügbar)

Diese App begrüßt mich gleich mit der Ansage, dass ich nur 3 Dokumente scannen, speichern und versenden kann und für weitere Anwendungen bitte die kostenpflichtige Pro-Version für 3,99 € herunter laden soll. Während des Scan-Vorgangs muss ich das Handy eine Weile ruhig halten. Dafür passt der Rahmen zwischen Original und Hintergrund perfekt und auch der Scan sieht gut aus. Fazit: Die App funktioniert gut, unterscheidet sich in den Funktionen aber nicht so sehr von den kostenfreien Versionen. Ich werde mir also  nicht die Pro-Version kaufen.

7. Bildscanner, Accountstudio

Der Name Bildscanner weckt natürlich Erwartungen. Aber auch hier wurde ich enttäuscht. Zwar sieht während des Scans, also der Fotoaufnahme, noch alles gut aus. Doch danach ist mein Bild auf einmal um 90 Grad verschoben. Theoretisch lässt sich der Auswahl-Rahmen recht flexibel anpassen. Zudem wird oben links ein Lupenfeld angezeigt. Praktisch ist es mit den Fingern auf dem Smartphone-Display aber unmöglich eine Pixel genaue Bearbeitung vorzunehmen. Fazit: Schade. Gute Ansätze. Leider nicht bis zu Ende gebaut.

8. Office Lens, Microsoft

Hier war ich besonders gespannt. Nicht nur, weil die App von Microsoft gemacht und mit anderen Office Programmen wie vor allem OneNote besonders kompatibel sein soll. Sondern auch, weil die Beschreibung verspricht, dass selbst Handgeschriebenes analysiert werden kann. Dementsprechend enttäuschend fällt mein Testergebnis aus. Startet man den Scanner, hüpfen unterschiedliche Rahmen auf dem Bildschirm. Drückt man dann beim passenden Rahmen auf die Kamera, sieht der tatsächliche Ausschnitt ganz anders aus. Beim (in diesem Fall extra handgeschriebenen) Text fehlt die Hälfte, beim Bild auch. Zum Speichern werde ich dann aufgefordert, mich mit meinem Microsoft Konto einzuloggen. Könnte ich machen, aber das ist ja nicht Teil des Tests und die App damit nur bedingt kompatibel. Fazit: Ich bin ein wenig enttäuscht. Hier können Apps anderer Anbieter bereits mehr. Die Kompatibilität mit der Office-Umgebung ist kein Argument für eine Scan-App!

9. PDF Scanner, Grymala (auch als kostenpflichtige Version verfügbar)

Auch hier besteht die Auswahl zwischen dem Upload einer Datei vom Handy oder dem Nutzen der Geräte-Kamera. Der Scan meines Kassenzettels sieht ganz vernünftig aus. Der eigentliche Witz bei dieser App liegt aber in der Text-Erkennung OCR (Optical Character Recognition). Und was dabei herauskommt, hat mit dem Original nicht mehr viel zu tun. Nicht nur, dass Buchstaben durch Zahlen ersetzt werden und anders herum. Auch besteht gar kein logischer Zusammenhang mehr. Fazit: Idee gut, Umsetzung schwer mangelhaft.

Leider ist das Ergebnis meines Tests nicht wirklich zufrieden stellend. Wenn Sie also öfter einmal Bedarf haben, Belege und Fotos zu digitalisieren – greifen Sie auf einen stationären Scanner zurück. Dazu müssen Sie nicht gleich tief in die Tasche greifen. Größere Druck- Stationen, wie sie in Büros zu finden sind, haben mittlerweile einen fast schon überdimensionierte Scan-Leistung. Fragen Sie einfach, ob Sie das Gerät außerhalb der Arbeitszeit zum Aufarbeiten Ihres Foto-Albums oder zum Einscannen Ihrer Belege nutzen dürfen. Schließlich fallen dadurch keine Verbrauchskosten an. Auch in Universitäts-Bibliotheken stehen meist recht gute Geräte. Zusätzlich spezielle Scanner für Bücher. Hier kann eine Stunde scannen aber schnell teuer werden, da meist pro Seite gerechnet wird. Welches Gerät Sie auch nutzen: Schauen Sie vorher in die Einstellungen. Die Auflösung wird meist runter geregelt, um im Alltagsbetrieb die Dateigröße der Scans gering zu halten. Bei Fotos also erst einmal Regler hochfahren!

Egal, was Sie scannen möchten und ob Sie eine App oder einen stationären Scanner nutzen. Mit ein paar Tricks sieht das Dokument gleich hochwertiger aus und lässt sich optimal weiter bearbeiten:

  • Unschöne dunkle Ränder, etwa beim scannen von einzelnen Buch- oder Aktenseiten, vermeiden Sie durch das Unterlegen eines weißen Kopierpapiers
  • Bei Bildern lohnt es sich hingegen, eine Seite dunklen Karton aus dem Schreibwarenladen zu benutzen; der scharfe Kontrast macht die spätere Bildbearbeitung einfacher. Besonders bei alten Bildern mit Zackenrand
  • Achten Sie darauf, nicht mit den Fingern auf das Aufnahme-Glas zu fassen, um unschöne Fingerabdrücke zu vermeiden; arbeiten Sie beim Bilder scannen eventuell sogar mit Baumwollhandschuhen

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